Pièce maîtresse de la copropriété, le syndic met en œuvre les décisions prises par les copropriétaires. Il détient notamment le pouvoir de conclure des contrats et doit assumer d’importantes tâches administratives. Inventaire de ces diverses fonctions souvent méconnues.

En matière d’administration et de gestion de la copropriété, tout commence par la convocation des copropriétaires. Le syndic nouvellement désigné doit réunir l’assemblée, cette convocation devant avoir lieu au moins une fois par an. Cela fait, le syndic peut et doit ensuite procéder aux convocations en temps utile lorsque cela s’avère nécessaire. Mais son rôle ne s’arrête pas là. La loi lui impose d’assurer le secrétariat des réunions, ce qui consiste notamment à tenir la feuille de présence sous peine de nullité de l'assemblée. Cette feuille, émargée par les copropriétaires présents ou représentés, indique les nom et domicile des copropriétaires ainsi que les voix dont ils disposent.

En qualité de secrétaire de la séance, le syndic établit le procès-verbal des délibérations. Selon l’article 17 du décret no 67-223 du 17 mars 1967, le procès verbal doit contenir le texte de chaque délibération, le résultat des votes, le nom des copropriétaires qui se sont opposés, de ceux qui n'ont pas pris part au vote et enfin de ceux qui se sont abstenus lors du vote de la décision de l'assemblée ainsi que les réserves formulées par les copropriétaires opposants. Ce procès verbal est contrôlé par le conseil syndical, le président de séance et les membres du bureau. Une fois établi et signé, il est consigné dans le registre des procès-verbaux de séance (voir ci-après). S’agissant d’un instrument de preuve, le procès-verbal fait foi des constatations qu'il contient jusqu'à la preuve du contraire éventuellement rapportée par le propriétaire qui en conteste le contenu.

Autre mission très importante, le syndic établit et tient à jour la liste des copropriétaires. Cette liste mentionne les noms et prénoms, le domicile réel et identifie les lots de chaque copropriétaires. Les titulaires de droit d'usufruit, de nue-propriété, d'usage et d'habitation, figurent également sur ce document. Cette liste lui permet de convoquer les copropriétaires aux assemblées, de leur notifier les décisions et d’appeler les charges.

Selon l'article 33 du décret du 17 mars 1967, le syndic conserve les archives du syndicat, dont paradoxalement, il n’existe pas de définition exhaustive. En tout état de cause, il doit garder par-devers lui le règlement de copropriété, l'état descriptif de division, les plans de l'immeuble et les documents d'urbanisme, les conventions conclues avec les prestataires de services, les convocations et les accusés de réception, les feuilles de présence, les pouvoirs et les notifications des décisions. Selon l’article 86 du décret du 20 juillet 1972, la durée de cette conservation est de dix ans au moins pour les registres des procès-verbaux des assemblées générales des copropriétaires et les pièces annexes. Il délivre des copies ou extraits, qu'il peut certifier conforme aux originaux.

En application de l'article 18 de la loi du 10 juillet 1965, le syndic doit exécuter les délibérations de l'assemblée générale, cette dernière étant seule responsable de la validité des décisions qu’elle vote. Toutefois, au cours de la réunion durant laquelle la décision est prise, le syndic a un devoir de conseil. Il doit alerter les copropriétaires qui voudraient adopter une décision non valable.

Une fois la décision prise, le syndic doit prendre toutes les dispositions appropriées, conclure et surveiller l’exécution des contrats nécessaires à la réalisation du projet adopté. En cas de difficultés, travaux imprévus, dépassement des délais,… il doit convoquer l'assemblée qui décide de la position à adopter. Cette formalité, lourde en apparence, lui permet d’éviter de risquer d’engager sa responsabilité.. En effet, comme nous le verrons ci-après, la responsabilité du syndic est exposée s’il apparaît que son intervention a dépassé le cadre des pouvoirs qui lui avaient été accordés par les copropriétaires.

Très important : les décisions de l’assemblée peuvent être contestées par les copropriétaires opposants ou défaillants dans le délai de deux mois à compter de la notification (art. 42 moi de 1965). Avant d’exécuter une décision prise par le syndicat des copropriétaires, le syndic a donc tout intérêt à attendre l'expiration de ce délai. Sa responsabilité pourrait être engagée par un copropriétaire qui subirait un préjudice du fait d’une décision (contestable) exécutée avant l’expiration de ce délai. Cela dit, le syndic ne doit pas trop tarder à agir. En cas de retard ou de non exécution des délibérations de l'assemblée, sa responsabilité peut également être engagée dès lors que cette inaction est à l’origine d’un préjudice.

Ce rapide aperçu des conditions d’intervention du syndic permet de mesurer à quel point le rôle de ce dernier est délicat. Il n’en reste pas moins que le syndic dispose de pouvoirs propres, sans lesquels il lui serait impossible d’accomplir sa mission.

Lorsqu’il veille à la conservation et à l’entretien de l'immeuble, le syndic peut agir sans en référer à l'assemblée générale. A ce titre, il souscrit les polices d'assurance de l'immeuble (dégâts des eaux, incendie, responsabilité civile du syndicat), il perçoit les indemnités allouées à la copropriété et acquitte les primes. Il dispose à cet effet d'un fonds de roulement (voir plus loin). Le domaine d’élection de sa " liberté d’action " est celui de l'entretien et de l'utilisation des parties communes conformément à la destination de l'immeuble et du contrôle de l’application du règlement de copropriété. Son pouvoir d'initiative porte aussi sur les travaux de menu entretien (remplacement des lampes et des vitres brisées) et sur la sécurité et le maintient des équipements en bon état de fonctionnement. A ce titre, il négocie les contrats d’entretien des ascenseurs, de la chaufferie et des installations électriques. Toutefois, en cas de dépenses plus importantes, le syndic doit solliciter l'approbation de l'assemblée ou du conseil syndical.

Selon la loi du 21 juillet 1994 relative à l'habitat, lors de sa première désignation et au moins tous les trois ans, le syndic doit soumettre au vote de l'assemblée générale (à la majorité des voix de tous les copropriétaires, art 25), la décision de constituer des provisions spéciales destinées à faire face aux travaux prévisibles dans les parties communes. Sont concernés les travaux non encore décidés par l'assemblée générale qui peuvent se révéler nécessaires dans les trois années à échoir.

Lorsque des travaux urgents relatifs à la sécurité des personnes, la salubrité et la solidité de l'immeuble doivent être réalisés, le syndic doit obligatoirement intervenir. Il en va ainsi, même lorsque les copropriétaires sont en désaccord. La loi du 10 juillet 1965 lui permet de faire procéder, de sa propre initiative, à tous les travaux nécessaires à la sauvegarde de l'immeuble. Ainsi, pour permettre l’ouverture du chantier, l'article 37 du décret du 17 mars 1967 l'autorise, sans délibération de l'assemblée générale mais après avoir pris l'avis du conseil syndical, à demander aux copropriétaires le versement d'une provision dont le montant ne peut excéder le tiers du devis estimatif des travaux. En cas d’urgence, le syndic doit informer les copropriétaires, par lettre, affichage... et convoquer sans délai l’assemblée générale. A défaut, il s’expose au risque de ne pas pouvoir obtenir le remboursement des sommes dues par les copropriétaires.

Le syndic engage le personnel nécessaire au fonctionnement de la copropriété. Il fixe les conditions de travail et prend seul sa décision, sans avoir à obtenir d’autorisation de l'assemblée générale, en cas de licenciement. Toutefois, l'employeur du personnel est le syndicat des copropriétaires. Sauf erreur de sa part en cas de non paiement des salaires ou des cotisations de sécurité sociale, le syndic n’est pas tenu personnellement débiteur des sommes qui seraient dues à ses divers titres.

En matière de finances de la copropriété, les devoirs et les obligations du syndic sont assez précisément définies. Au rang des documents dont la communication doit obligatoirement accompagner l'ordre du jour de l'assemblée, figure selon l'article 18 de la loi du 10 juillet 1965, le budget prévisionnel du syndicat. Ce budget établi tous les ans par le syndic est soumis au vote de l'assemblée générale, laquelle peut voter les crédits correspondant aux dépenses prévisibles. Plus ou moins élaboré, ce document peut consister en une simple référence au budget de l'année écoulée.

Depuis la loi du 31 décembre 1985, le syndic professionnel est contraint à différentes obligations en matière de comptabilité. Lorsqu’il est gérant de plusieurs copropriétés, il doit tenir une comptabilité séparée pour chacun des syndicats de copropriétaires dont il assure la gestion. La présentation de cette comptabilité doit faire nettement apparaître la position de chaque copropriétaire à l'égard du syndicat ainsi que la situation de trésorerie du syndicat. Cette méthode de présentation permet de connaître la position comptable de chaque syndicat, d'éviter les compensations entre syndicats et de faire ressortir les noms des copropriétaires débiteurs ainsi que le montant de leur dette.

Toutefois, l'ouverture d'un compte bancaire ou postal séparé par syndicat est facultative. Il n’en reste pas moins cependant, que le syndic a l'obligation d'informer l'assemblée générale et de recueillir son vote (par périodes triennales) sur cette option. A défaut de délibération de l'assemblée générale sur l'ouverture d’un compte séparé au nom du syndicat, le syndic professionnel est libre de (dé)placer comme il l’entend, les fonds provenant des copropriétés qu'il gère.

Selon l’article 35 du décret du 17 mars 1967, le syndic peut exiger le versement par les copropriétaires de l'avance de trésorerie permanente prévue au règlement de copropriété. Cette avance, qui constitue une garantie pour le syndicat, mais dont le montant n’est pas précisé par les textes, est versée par chaque copropriétaire lors de l'acquisition du lot. Elle est restituée lors de la revente du lot, sous réserve des sommes dues au syndicat. Signalons que lorsque le règlement de copropriété ne prévoit pas la constitution d'un fonds de prévoyance, l'assemblée générale peut l'instituer à la double majorité de l'article 26 de la loi du 10 juillet 1965.

En matière de trésorerie, il est important de ne pas ignorer que le syndic n’a pas la possibilité de faire d’avances de fonds pour le compte du syndicat ni d'en demander ensuite le remboursement aux copropriétaires. Les tribunaux se sont souvent prononcés sur cette question et s’en tiennent à une position relativement sévère. Un syndic ne peut être remboursé des avances faites au syndicat des copropriétaires pour recouvrer les charges de la copropriété, que dans des conditions suivantes. L’assemblée doit avoir approuvé les comptes des exercices pendant lesquels les avances ont été consenties, il faut en outre que les dépenses soient justifiées par la nécessité, quelles aient été faites pour le compte et dans l'intérêt exclusif du syndicat et qu’elles apparaissent comme indispensables à la vie de la copropriété. 

Pour faire face aux dépenses de la copropriété, le syndic peut, au début de chaque exercice, et dans la mesure où un budget prévisionnel a été voté, solliciter le versement de différentes provisions (article 35 du décret du 17 mars 1967). Aucune autorisation spéciale de l’assemblée n’est requise, mais cette demande doit respecter le règlement de copropriété et les éventuelles décisions de l'assemblée générale qui auraient été prises à ce sujet. Le montant de cette provision ne peut pas être supérieur, soit au quart du budget voté pour l'exercice considéré, soit à la moitié de ce budget si le règlement de copropriété ne prévoit pas le versement d'une avance de trésorerie permanente.

En cours d'exercice, le syndic peut exiger le versement soit d'une somme permettant de rembourser les dépenses régulièrement engagées et acquittées ce qui l'oblige à tenir une comptabilité trimestrielle. Lorsque les comptes sont tenus annuellement, le syndic a la possibilité de solliciter des provisions trimestrielles lesquelles ne peuvent excéder le quart du budget prévisionnel pour l'exercice considéré. Enfin, pour exécuter les décisions de l'assemblée générale (travaux d'amélioration, d'addition de locaux privatifs, de surélévation ou de reconstruction), le syndic peut réclamer des provisions spéciales, ce qui suppose une autorisation spéciale de l'assemblée statuant à une majorité identique à celle exigée pour décider les travaux.

Enfin, le syndicat peut lui aussi appeler des provisions spéciales. Elles sont essentiellement décidées par l'assemblée générale en application de l'article 18 de la loi du 10 juillet 1965 afin de parer aux travaux d'entretien ou de conservation des parties communes susceptibles d'être nécessaires dans les trois années à venir et non encore décidés.

Rappelons enfin, que dans l'hypothèse où des travaux urgents sont indispensables à la conservation, la sécurité ou la salubrité de l'immeuble, celui-ci peut demander sans délibération préalable de l'assemblée générale le versement d'une provision qui ne peut excéder le tiers du montant du devis estimatif des travaux pour permettre l'ouverture du chantier.

Les textes prévoient qu’une assemblée générale doit se tenir au moins une fois l’an, assemblée au cours de laquelle la question de la gestion du syndic doit être discutée. Outre le contrôle exercé par les copropriétaires sur les diverses pièces justificatives produites par le syndic, le conseil syndical a un droit de regard sur la comptabilité du syndic et sur la répartition des dépenses effectuées. Toutefois, aucun texte ne régit expressément l'approbation des comptes tenus par le syndic.

Il n’en demeure pas moins qu’en qualité de mandataire du syndicat, le syndic doit rendre compte de l'accomplissement de sa mission. L'appréciation de la réalité et de la régularité des dépenses par l'assemblée générale suppose que les copropriétaires aient reçu une notification des compte (recettes et des dépenses) de l'exercice, un état des dettes et des créances, la situation de trésorerie ainsi que le solde du compte bancaire ou postal séparé s'il en existe un.

L'approbation des comptes par l'assemblée générale a lieu à la majorité de l'article 24 de la loi de juillet 1965, c'est-à-dire à la majorité des voix des copropriétaires présents ou représentés. Il appartient au syndic de solliciter le quitus de l'assemblée générale. Ce vote important entraîne la ratification de tous les actes de gestion du syndic, couvre les fautes de gestion éventuellement commises et prive par conséquent les copropriétaires de la possibilité d’exercer un recours contre le syndic.

En cas de faute du syndic, sa responsabilité peut être engagée à condition qu’un préjudice ait été subi par le syndicat et qu’il existe un lien direct entre la faute et le préjudice. Le plus souvent, les tribunaux sanctionnent les syndics en cas d'abstention ou de retards dommageables dans le cadre de l'entretien de l'immeuble. Il en est ainsi par exemple lorsque le syndic reste inactif en présence d’une fuite d’eau ayant entraîné une surconsommation d'eau ou lorsque ce dernier a " oublié " de convoquer une l'assemblée générale. Le syndic engage alors sa responsabilité et un copropriétaire ayant subi un préjudice peut se retourner contre lui, à l’instar de toute victime à l'encontre de l'auteur du dommage. Toutefois, devant les tribunaux, la responsabilité d’un syndic bénévole est moins strictement appréciée que celle d’un professionnel.

A l’égard des tiers, le syndic est également susceptible d’engager sa responsabilité et il doit réparer les dommages qu'il a causé. Il en est notamment ainsi pour les salariés du syndicat, les locataires qui habitent la copropriété qu’il administre ou les voisins. Signalons toutefois que le syndic n’engage pas sa responsabilité pénale lorsque les moyens juridiques ou matériels mis à sa disposition sont insuffisants. Il en est ainsi lorsque l’assemblée des copropriétaires ne l’a pas autorisé à accomplir certains travaux, alors que cette autorisation était indispensable ou lorsqu’il n'a pas pu obtenir les fonds nécessaires au commencement des travaux.

Pour conclure ce rapide aperçu des obligations et devoirs du syndic, nous évoquerons l'article 18 de la loi du 10 juillet 1965 qui confère à ce dernier une compétence exclusive pour représenter le syndicat des copropriétaires, notamment pour engager des procédures, éventuellement à l’encontre de certains copropriétaires. Sauf le cas ou le syndicat est attaqué (art 55 du décret de 1967) et celui de l’urgence qui autorise le syndic à exercer une action sans autorisation préalable de l’assemblée, le syndic ne peut donc entamer une action judiciaire que s’il y a été expressément autorisé par la majorité relative des voix des copropriétaires présents ou représentés. A défaut, d’autorisation, la procédure engagée est irrégulière. De tout cela il ressort, et ce n’est pas le moindre des paradoxes, que dans la très grande majorité des cas, le syndicat des copropriétaires est principalement responsable des reproches dont certains ont trop vite fait d’accabler le syndic.